מתכננים מעבר משרד? הנה כמה כלים שימושיים שכדאי שתכירו

עליזה כהן

מנכ"ל

מתכננים מעבר משרד? הנה כמה כלים שימושיים שכדאי שתכירו

הגיעה השעה והחלטתם על מעבר של משרדים. כמו כל שינוי, גם השינוי הזה כולל בתוכו חששות ותהיות, וגם השינוי הזה יכול להיות הזדמנות לשינוי ושיפור שאולי לא הייתם עושים במקרה אחר.

לרוב, כשבעלי עסקים מגיעים למצב שבו הם מחפשים משכן חדש לעסק שלהם, הם עושים את זה בהרגשה של 'הלוואי ולא הייתי חייב', גם כשסיבת המעבר היא מהסיבות הכי טובות שיש. אם תשאלו מנכלים ובעלים של חברות שונות, סביר שהם יגידו לכם שהם מעדיפים להמשיך להתעסק במה שהם טובים ומבינים בו (העסק שלהם), מאשר להתחיל להתרוצץ עכשיו בין נכסים, לשקול אינסוף שיקולים ואינטרסים, ולהיכנס להרפתקה משמעותית, רצינית ויקרה כמו מעבר. גם ככה היומנים של כולם מלאים...

ויחד עם זאת, כשחייבים אז חייבים. עכשיו הבחירה היא אם לשקוע בייאוש, או להפוך את הלימון ללימונדה. הרשימה הקרובה תוכל לעזור לכם להבין נקודות חשובות שינחו אתכם כיצד לנצל את המעבר למשהו חיובי, יעיל, מהנה, ובעיקר, תעזור לכם לחסוך הרבה כסף, זמן ותסכול.

הכינו תמונת מצב של גודל הנכס הדרוש לכם

הדבר הראשון שעליכם להבין הוא מהו גודל המשרד שאתם זקוקים לו. חבל מאוד לבזבז זמן יקר בחיפוש, שכירת שירותיהם של עורכי דין ואדריכלים וכד', בשביל לגלות שגדלי הנכסים שאתם בוחנים פשוט לא יספיקו.

לכן, כצעד ראשוני, הכינו רשימה של העובדים. בדקו מי מעובדיכם זקוק לאיזה שטח. כשאתם עושים זאת חשוב שתנסו להתנתק ככל הניתן מהמצב הנוכחי, ולבחון במחשבה נקייה מהם הצרכים האמתיים. למשל, יכול להיות שיש עובד שכרגע נהנה מחדר גדול, כשבפועל אין לו באמת צורך בכך, או למשל, יכול להיות שיש מספר עובדים שניתן לאחד לחלל עבודה משותף.

לתוצאה שקיבלתם, דאגו להוסיף את גדלי השטחים המשותפים הדרושים לכם- מטבח, עמדת קבלה, חדרי ישיבות, מסדרונות וכד'.

לאחר שתתקבל תמונת המצב שממנה תוכלו לצאת לדרך, חשוב שתעשו את האדפטציה המתבקשת שבין הצרכים שלכם לבין השיח המקובל בתחום הנדל"ן העסקי. כלומר, בעוד שאתם מדברים במונחי נטו, בעלי הנכסים והמתווכים מדברים במונחי ברוטו, כלומר, במונחים של השטחים הכוללים גם את השטחים הציבוריים בשאר הבניין שבו ממוקם המשרד, כמו למשל מעליות, מסדרונות, לובי וכד'.

הבדל זה יכול לגרום למצב שבו אתם הבנתם שאתם זקוקים למשרד בגודל של 800 מ"ר נטו, ובעל הנכס מציג לכם נכס בגודל של 800 מ"ר ברוטו, משרד שגודלו ללא ספק לא יספיק. מאחר והיחס בין הברוטו לנטו משתנה מבניין לבניין, ואפילו בצורה משמעותית, חשוב שתוודאו שאתם בוחנים משרדים שמתאימים לגודל הדרוש לכם.

בדקו את כמות החניות הנדרשת וסוגיהן

מעבר משרדים היא גם הזדמנות לעשות סדר בכל הנוגע לחניות. בדומה לרשימת ההעמדה הראשונית, הכינו רשימה דומה גם עבור החניות. עלות החניות היא רכיב משמעותי בדוח ההוצאות של העסק וחשוב לבדוק מהן האפשרויות בהקשר זה.

נכון להיום קיים מגוון רחב של חניות אפשריות- שמורה, צפה, כפולה, קיימות חניות במכפילי חניה, וקיימות חניות לפי מכסה, לפי מספר רכב, עם כרטיסי חניה וכד'. וכמובן שיש חניות ציבוריות בסביבת הנכס וחניונים פרטיים בסביבת הנכס. לכל אחת ואחת מהאפשרויות האלו יש את היתרונות והחסרונות שלה, וסביר שתמהיל חניות מושכל שיתאים לצרכים שלכם, יכול לחסוך לכם הרבה מאוד כסף.

בחנו מהם האזורים שיכולים להיות רלוונטיים עבורכם

באופן טבעי, כשחברה מחפשת משכן חדש, היא לרוב יוצאת לדרך עם החלטה על אזור מסוים מאוד שבו היא מחפשת. מניסיוננו, פעמים רבות מאוד, לאחר תהליך הפנמה של שלל האפשרויות בשוק, לקוחות רבים סוגרים עסקה דווקא באזורי תעסוקה שלא חשבו עליהם מלכתחילה. הנכונות לבחון את שלל האפשרויות הרלוונטיות כבר מתחילת החיפוש, יכולה לחסוך הרבה מעוד אנרגיות מיותרות.

הכינו רשימה של הצרכים העסקיים החשובים לכם

פעמים רבות אנשים נוטים לפעול באופן אוטומטי, ופחות עוצרים לחשוב באופן מושכל על הצרכים עסקיים העדכניים שלהם. אם למשל אתם עסק שאינו מקבל קבלת קהל, או כזה שנשען על מוניטין רב שנים, אז אולי אין צורך אמיתי להימצא במגדלי משרדים יוקרתיים. או אם למשל העסק שלכם מכיל מספר פונקציות שונות ונפרדות כמו חנות, מחסן, משרדי הנהלה, משרדי טלמרקטינג, משרדי הנהלת חשבונות וכד', יכול להיות ששווה לכם לבחון פיצול מסוים של העסק, וכך לחסוך הרבה מאוד כסף.

 לימדו על טרנדים חדשים בעולם הנדל"ן העסקי

עולם העבודה השתנה בצורה משמעותית בעשור האחרון, ועמו גם השתנו דרישות וצרכי העובדים והאדריכלות של נכסי הנדל"ן העסקי בהתאם להם. עסק שרוצה להיות רלוונטי ולהישאר תחרותי, חייב להתייחס לכך גם בכל הנוגע לסביבת העבודה שהוא מספק.

נסתכל לדוגמא על תחום ההייטק. משרדי הייטק עדכניים כוללים שטחי עבודה משותפים רבים (OPEN SPACE), שטחים המוקדשים לפעילויות חברתיות ולמתחמי מנוחה. בנוסף, קיימת התייחסות משמעותית להיבטים עיצוביים ומבניים מודולאריים, שיאפשרו גמישות בהתאם לצרכים המשתנים של החברה. חברת הייטק שיושבת כבר עשור או שניים במקום מסוים, יכולה וחייבת לנצל את המעבר כדי לעמוד בסטנדרט העדכני של הענף שבו היא פועלת.